في ظل عصر العولمة، تدفق علينا المعلومات عبر شبكة المعلومات الدولية، الإنترنت، من كل حدب وصوب، ولأن أجهزة الاستخبارات، هي أجهزة جمع معلومات بالدرجة الأولى من أجل استغلال هذه المعلومات في تحقيق أهداف معينة بشكل سري من أجل خدمة المصالح العليا للوطن، لذلك فلقد أصبحت شبكة المعلومات الدولية –الإنترنت – مصدرا من مصادر جمع المعلومات لأجهزة الإستخبارات.
والمعلومات هي كالطعام يجب الحفاظ عليها من التلف والعطب، لذلك يجب أن يتم أرشفتها بشكل سليم، من أجل الحفاظ عليها ومن أجل سهولة الوصول عليها أيضًا.
وكان في الماضي، يتم أرشفة المعلومات بشكل مادي، أي أرشفتها ورقيًا، أما معلومات الإنترنت فهي إليكترونية، أي أن لها أساليب خاصة فى حفظها وأرشفتها من أجل الحفاظ عليها، بالإضافة إلى إضافة وسائل معينة لحمايتها من التلف أو القرصنة والتدمير.
هذا بالإضافة إلى الكم الهائل من المعلومات المتوفرة على الإنترنت، والذي بالتأكيد تستفيد منه أجهزة الإستخبارات، ولكن كيف يتم حفظ هذه المعلومات من أجل سهولة الرجوع إليها، فهل يتم حفظها على سيديهات أو على ديسك الكمبيوتر أم على ديسك مركزي؟.
فإذا كان يتم حفظها على سيديهات، فإن السيديهات تتلف وتتعرض بفعل الزمن للعطب، وإذا كان يتم حفظها على ديسك الكمبيوتر، فإن ديسك الكمبيوتر يتعرض لهجوم الفيروسات إذا ما إتصل الجهاز بشبكة الإنترنت، بالإضافة إلى تعرضه للتلف أيضا، ونفس الشىء بالنسبة للديسك المركزي لأي جهاز إستخبارات بالإضافة إلى أنه قد يتعرض لهجوم مادي عسكري على موقعة الجغرافي.
والمشكلة أنه لابد من حفظ هذه المعلومات الهامة في نسخ خاصة بأجهزة الإستخبارات، لأنه ببساطة المعلومات لا تدوم على شبكة الإنترنت، فقد يُحذف الموقع الخبر أو الموضوع أو المعلومة، أو يتعرض الموقع الناشر للمعلومة للإختراق، أو يتم تهكيره.
لذلك، فإن حفظ المعلومات التي يراها جهاز الإستخبارات هامة، هو أمر ضروري وحيوي، وليس من قبيل الكماليات.
وتبقى مشكلة وسيلة حفظ المعلومة الإليكترونية بشكل سليم ودائم وبشكل يسهل الوصول إليها دون تلفها، لهو أمر هام ويحتاج من المهتمين بهذا الأمر من دراسته وعقد المؤتمرات لدراسته والوصول إلى نتائج يتم من خلالها تحقيق الهدف.
ولكن تبقى حقيقة مؤكدة أنه بجانب الأرشفة الإليكترونية، تبقى الأرشفة ورقيًا أمر ضرورى للحفاظ على إستمرارية حفظ المعلومة دون تلف، حتى وإن كان في الوصول إليها بعض المشقة والإرهاق عكس طريقة الوصول إلى المعلومة المؤرشفة إليكترونيًا.
إن الأرشفة الإليكترونية للمعلومات الهامة لبعض الموضوعات على شبكة الإنترنت ليست ترفًا أو من الكماليات بالنسبة لأجهزة الإستخبارات، فالمعلومة لن تتواجد للأبد على الإنترنت، لذلك لابد من أرشفتها بشكل سليم وذلك من أجل تعظيم الإستفادة منها سواء للأجيال الحالية أو بالنسبة للأجيال القادمة التي تعمل في أجهزة الإستخبارات.
فتجهيز المعلومات الإليكترونية لأفراد أجهزة الإستخبارات، يوفر عليهم الجهد والوقت وعناء البحث على الإنترنت، كما أن الباحث على الإنترنت، الجامع للمعلومات يكون أكثر إحترافية من فرد جهاز الإستخبارات الذي قد يكون أكثر تأهيلًا فى مجالات وأشياء أخرى غير مجال البحث الإليكتروني على الإنترنت لجمع المعلومات.
إذًا فإن الأرشفة الإليكترونية أصبحت أمر هام، وضرورة ملحة ومطلب هام من ضمن متطلبات عمل أجهزة جمع المعلومات فى عصر العولمة والإنترنت وتدفق المعلومات الإليكترونية بهذا الشكل الغزير الذي يشبه السيل.
